Tutoriais Importax

Aqui você encontra tutoriais práticos e objetivos para guiar cada etapa do seu processo de importação de serviço com o Importax. Nosso objetivo é tornar sua experiência mais simples, rápida e segura.

📑 1. Cadastros

Nesta seção, você encontra tutoriais sobre como cadastrar, editar, inativar ou excluir Empresas, Fornecedores, Usuários e Centros de Custo. O objetivo é garantir que os dados estejam sempre organizados e atualizados de forma prática.

🔹Empresas

O que é Empresa?

São as empresas já cadastradas na plataforma. Nessa área, é possível editar a parametrização tributária ou inativar o cadastro.

Como cadastrar uma nova empresa?

No menu lateral, acesse Cadastros > Empresas.

Clique em +Nova Empresa.

Digite o CNPJ e pressione Enter (os dados serão preenchidos automaticamente).

Em Código, informe um nome reduzido para identificação nos relatórios e processos.

Em Configurações, defina a tributação para emissão das DARFs.

Clique em Sim/Não para ajustar as opções, conforme necessário.

Clique em Salvar.

💡 Dica: consulte as explicações de cada campo antes de confirmar as alterações.

Como definir a tributação de uma empresa?

Acesse Cadastros > Empresas.

Clique no nome da empresa na coluna “Códigos”.

No canto superior direito, clique no ícone ︙ (três pontinhos verticais) e selecione Editar.

Em Tributações, ative ou ajuste as opções necessárias.

Clique em Salvar.

Como inativar uma empresa?

Acesse Cadastros > Empresas.

Clique no nome da empresa na coluna “Códigos”.

Clique no ícone ︙ (três pontinhos) e selecione Excluir.

Caso a empresa não tenha processos no Importax, ela será excluída.

Se já houver processos, ficará apenas inativa.

Como editar uma empresa?

Acesse Cadastros > Empresas.

Clique no nome da empresa.

No canto superior direito, clique em ︙ > Editar.

Realize as alterações necessárias.

Clique em Salvar.

🔹Fornecedores

O que é Fornecedor?

É a pessoa física ou jurídica que fornece os serviços importados.

Como cadastrar um fornecedor?

Acesse Cadastros > Fornecedores.

Clique em +Novo Fornecedor.

Preencha as informações solicitadas:

NIF → equivalente ao CNPJ.

Nome completo → razão social.

Nome alternativo → nome fantasia, quando existir.

País de origem.

Endereço.

Clique em Salvar.

💡 Algumas informações são essenciais para cumprir obrigações acessórias.

Como editar um fornecedor?

Acesse Cadastros > Fornecedores.

Clique no nome do fornecedor (em verde).

Clique em ︙ > Editar.

Ajuste as informações necessárias e clique em Salvar.

Como excluir um fornecedor?

Acesse Cadastros > Fornecedores.

Clique no nome do fornecedor (em verde).

Clique em ︙ > Excluir.

⚠️ Somente é possível excluir fornecedores que não estejam vinculados a diagnósticos.

O que é NIF?

O Número de Identificação Fiscal é equivalente ao CNPJ (para empresas) ou CPF (para pessoas físicas).

Como exportar fornecedores para Excel?

Acesse Cadastros > Fornecedores.

Na parte inferior da página, clique em Exportar para Excel.

🔹Usuários

O que é Usuário?

É a pessoa autorizada a acessar o ambiente da empresa dentro da plataforma.

Como cadastrar um novo usuário?

Acesse Cadastros > Usuários.

Clique em +Novo Usuário.

Informe o primeiro nome e o e-mail.

Selecione o grupo de segurança (definição de permissões).

Clique em Convidar.

O convidado receberá um e-mail para finalizar o cadastro. Até a ativação, o status ficará como Convidado. Após finalizar, muda para Ativo.

Como inativar um usuário?

Acesse Cadastros > Usuários.

Clique no nome do usuário (em verde).

Clique em ︙ > Inativar.

🔹Centros de Custo

O que é Centro de Custo?

É uma parte da organização à qual os custos podem ser atribuídos.

Como cadastrar um centro de custo?

Acesse Cadastros > Centro de Custo.

Clique em +Novo Centro de Custo.

Preencha o nome e o código.

Clique em Salvar.

(Opcional) Dentro do centro de custo, clique em +Novo Setor, informe nome e código e salve.

Como editar um centro de custo?

Acesse Cadastros > Centro de Custo.

Clique no nome do centro de custo (em verde).

Clique em ︙ > Editar.

Ajuste nome ou código e clique em Salvar.

É possível excluir um centro de custo?

Sim, é possível excluir, desde que não esteja vinculado a nenhum diagnóstico ou processo.

Como vincular um centro de custo a um cenário?

Acesse Cenários > Diagnósticos.

Clique no ID do diagnóstico (em verde).

Vá até a aba Centro de Custo.

Clique em Vincular Centro de Custo, selecione o centro, informe o percentual e clique em Salvar.

Como inativar um centro de custo?

Acesse Cadastros > Centro de Custo.

Clique no nome do centro de custo.

Clique em ︙ > Inativar.

📑 2. Cenários

O que é Lista de Cenários?

São combinações de parâmetros (país, natureza de câmbio, meio de pagamento, entre outros) utilizadas para o cálculo automatizado de tributos.

Como cadastrar um cenário?

Acesse Cenários > Lista de Cenários.

Clique em +Novo Cenário.

Preencha as informações:

País do fornecedor.

Natureza de câmbio.

Meio de pagamento.

Tipo de recolhimento do IR (Credor/Devedor).

Alíquotas de IR, CIDE, PIS e COFINS.

Clique em Salvar.

Em seguida, acesse a seção Diagnósticos para vincular o cenário a um fornecedor.

Como editar um cenário?

Acesse Cenários > Lista de Cenários.

Clique no ID do cenário (em verde).

Clique em ︙ > Editar.

Ajuste os campos desejados e clique em Salvar.

⚠️ Só é possível editar cenários que não estejam vinculados a diagnósticos.

Como excluir um cenário?

Acesse Cenários > Lista de Cenários.

Clique no ID do cenário (em verde).

Clique em ︙ > Excluir.

⚠️ Só é possível excluir cenários que não estejam vinculados a diagnósticos.

Como inativar um cenário?

Acesse Cenários > Lista de Cenários.

Clique no ID do cenário (em verde).

Clique em ︙ > Inativar.

Escolha a opção desejada:

Apenas o cenário.

Cenário e diagnóstico associado.

📑 Diagnósticos

O que é Diagnóstico?

É o vínculo entre cenário e fornecedor, permitindo inserir alíquotas de ISS, parametrizar códigos de receita dos tributos para DARFs e selecionar o código da Lei Complementar 116 (ISS).

Como cadastrar um diagnóstico?

Acesse Cenários > Diagnósticos.

Clique em +Novo Diagnóstico.

Preencha os campos:

Empresa que realizou o pagamento.

Cenário previamente cadastrado.

Alíquota de ISS.

Nome genérico do diagnóstico.

Na aba Tributação, selecione:

Códigos de receita (IR, CIDE, PIS e COFINS).

Forma de tributação.

Relação Pagador/Beneficiário.

Código da Lei Complementar 116 (ISS).

Clique em Salvar.

Como editar um diagnóstico?

Acesse Cenários > Diagnósticos.

Clique no ID do diagnóstico (em verde).

Clique em ︙ > Editar.

Ajuste os campos necessários e clique em Salvar.

⚠️ Só é possível editar diagnósticos que não estejam vinculados a processos.

Como excluir um diagnóstico?

Acesse Cenários > Diagnósticos.

Clique no ID do diagnóstico (em verde).

Clique em ︙ > Excluir.

⚠️ Só é possível excluir diagnósticos que não estejam vinculados a processos.

Como inativar um diagnóstico?

Acesse Cenários > Diagnósticos.

Clique no ID do diagnóstico (em verde).

Clique em ︙ > Inativar.

Clique em Salvar.

Quais são os status de um diagnóstico?

Ativo → diagnóstico válido.

Inativo → diagnóstico desativado.

Como duplicar um diagnóstico?

Acesse Cenários > Diagnósticos.

Clique no ID do diagnóstico (em verde).

Clique em ︙ > Duplicar.

Preencha os campos solicitados e clique em Salvar.

⚠️ Só é possível duplicar diagnósticos caso ainda não existam em alguma empresa do ambiente.

📑 3. Tabelas

O que é Ptax?

É a taxa de câmbio oficial, representando o valor de uma moeda estrangeira em relação ao Real (BRL).

O que são Naturezas?

Codificação que representa a natureza das operações no mercado de câmbio.

O que são Países?

Lista de todos os países do mundo.

O que são Moedas?

Cadastro das principais moedas comercializadas no Brasil.

O que são Impostos?

Lista de impostos brasileiros incidentes em importações de serviços, software e outras tecnologias intangíveis.

É possível alterar informações em Tabelas?

Não. Os dados são parametrizados e estão disponíveis apenas para consulta.

📑 4. Processos

O que são Processos?

São os lançamentos referentes às compras de serviços e software. Eles permitem calcular os tributos de forma automática e precisa.

Como cadastrar um novo processo?

Você pode cadastrar de duas formas: manualmente ou via upload da invoice.

A) Cadastro manual

Acesse Processos no menu lateral.

Clique em +Nova Operação.

Preencha os campos solicitados:

Empresa que realizou o pagamento.

Fornecedor.

Cenário previamente cadastrado.

Moeda estrangeira.

Data da operação.

Valor da compra em moeda estrangeira.

Taxa de conversão (o valor em R$ será calculado automaticamente).

Confira o Resumo.

Clique em Salvar.

💡 Caso não tenha fornecedor ou diagnóstico cadastrado, utilize as opções +Criar Fornecedor ou +Criar Diagnóstico durante o processo.

B) Upload de Invoice

Acesse Processos no menu lateral.

Clique em Carregar Invoice.

Arraste o arquivo para o quadro ou selecione o arquivo.

Após a leitura automática pela IA, confirme os campos obrigatórios: Empresa, Fornecedor, Cenário, Moeda, Valor e Taxa de Conversão.

Revise as informações e clique em Salvar.

Quais são os status de um processo?

Em aberto → processo ainda não concluído.

Concluído → processo pronto para emissão das DARFs.

É possível gerar DARF com processo em aberto?

Não. Para gerar a DARF, o processo precisa estar concluído.

Como concluir um processo?

Acesse Processos no menu lateral.

Clique no ID do processo (em verde).

Clique em ︙ > Concluir.

Como editar um processo em aberto?

Acesse Processos no menu lateral.

Clique no ID do processo (em verde).

Clique em ︙ > Editar.

Altere os campos necessários.

Clique em Salvar.

⚠️ Só é possível editar processos em aberto.

Como editar um processo concluído?

Acesse Processos no menu lateral.

Clique no ID do processo (em verde).

Clique em ︙ > Reabrir.

Em seguida, clique em ︙ > Editar.

Faça as alterações desejadas.

Clique em Salvar.

Conclua novamente o processo.

⚠️ Só é possível reabrir processos sem DARFs emitidas.

Como excluir um processo?

Acesse Processos no menu lateral.

Clique no ID do processo (em verde).

Clique em ︙ > Excluir.

⚠️ Só é possível excluir processos em aberto.

Como anexar documentos a um processo?

Acesse o ID do processo.

Vá até a aba Documentos.

Faça o upload dos arquivos desejados.

Como vincular um centro de custo a um processo?

Acesse o ID do processo.

Vá até a aba Centro de Custo.

Selecione o centro desejado e salve.

⚠️ Isso só é possível se o centro de custo não estiver vinculado ao diagnóstico.

Como fazer download de DARF dentro do processo?

Acesse o ID do processo.

Ao lado do valor de cada tributo, clique no ícone de download.

Como exportar processos para Excel?

Acesse Processos no menu lateral.

Na parte inferior da página, clique em Exportar para Excel.

Como duplicar um processo?

Acesse Processos no menu lateral.

Clique no ID do processo (em verde).

Clique em ︙ > Duplicar.

Edite os campos necessários.

Clique em Criar Operação.

É possível incluir contrato de câmbio junto com a invoice?

Sim. Você pode fazer o upload do contrato de câmbio junto com a invoice.

O sistema aplicará automaticamente a taxa de conversão definida no contrato.

O upload é opcional, usado apenas quando o pagamento da invoice é feito via câmbio.

💡 Ao carregar contrato de câmbio + invoice, o sistema cria automaticamente um processo de Câmbio e Invoice na seção Câmbio.

📑 5. Tributos

O que são DARFs a Gerar?

São DARFs pendentes de emissão.

Como gerar DARFs?

Acesse Tributos > DARFs a Gerar no menu lateral.

Clique em Gerar DARFs (botão superior direito).

Selecione os filtros e opções desejados.

Clique em Gerar.

Onde localizar as DARFs geradas?

Após a geração, as DARFs ficam disponíveis em Tributos > DARFs Emitidas.

É possível gerar DARFs específicas?

Por fornecedor → Sim.

Por meio de pagamento → Sim.

Por empresa → Sim.

💡 Utilize os filtros na tela de geração de DARFs para personalizar a emissão conforme sua necessidade.

É possível agrupar processos para gerar DARFs?

Sim. É possível agrupar DARFs de mesmo código de receita, desde que essa opção esteja parametrizada na tributação da empresa.

O que são DARFs Emitidas?

São as DARFs já geradas, disponíveis para acompanhamento e download.

O que é DARF ID?

É o número único gerado pelo sistema para identificar e controlar cada DARF.

Como fazer download de uma DARF?

Selecione o ID da DARF.

Clique no ícone de download ao lado.

Como reemitir uma DARF?

Opção A – via Tributos

Acesse Tributos > DARFs Emitidas.

Selecione o ID da DARF.

Clique em Ações > Reemitir.

Opção B – via Processos

Acesse Processos no menu lateral.

Clique no ID do processo da DARF.

Na tabela de tributos, clique no ícone do olho ao lado do valor.

A DARF será aberta em outra aba.

Clique em Ações > Reemitir.

📑 6. Relatórios

O que é Relatório Geral?

É a lista com todas as informações dos processos registrados na plataforma.

Como exportar o Relatório Geral para Excel?

Na seção Relatórios > Geral, na parte inferior da página, clique em Exportar para Excel.

O que é Relatório de Reinf?

É a lista de informações que auxiliam na declaração da REINF.

Como filtrar o período no Relatório de Reinf?

Acesse Relatórios > Reinf.

Clique no campo de período (mês vigente).

Selecione o mês desejado no calendário.

Como exportar o Relatório de Reinf para Excel?

Na seção Relatórios > Reinf, clique em Exportar para Excel (parte inferior da página).

O que é Relatório de Centro de Custo?

É a lista com informações de processos, incluindo o rateio por centro de custo.

Como exportar o Relatório de Centro de Custo para Excel?

Na seção Relatórios > Centro de Custo, clique em Exportar para Excel.

📑 7. Segurança

O que é Segurança?

É o módulo onde você administra os usuários e define as permissões de grupo dentro da plataforma.

O que é Cadastro de Grupo?

É o registro de grupos de usuários, com definição de privilégios e permissões de acesso.

Como cadastrar um novo grupo?

Acesse Segurança > Grupos.

Clique em +Novo Grupo.

Defina o nome do grupo e as permissões de acesso.

Clique em Salvar.

O que é Nível Hierárquico?

É a definição da hierarquia entre os grupos.

Grupos superiores podem editar os inferiores.

Nunca é possível editar grupos que estejam acima na hierarquia.

É possível editar um grupo?

Sim, desde que você pertença a um grupo hierarquicamente superior.

É possível editar a ordem hierárquica?

Sim. Mas não é permitido posicionar o seu grupo acima de outros grupos já superiores.

Quem pode editar um grupo?

Todos os usuários que tenham a permissão Editar grupos, respeitando a hierarquia definida.

📑 8. Chamados e Suporte

O que fazer se tiver problemas ao usar o Importax?

Entre em contato com nosso suporte técnico:
📩 E-mail: importax@importax.tech
💬 WhatsApp: +55 11 3003-0464

Como abrir um chamado?

Envie sua solicitação para importax@importax.tech.

📑 9. Câmbios

O que é o módulo Câmbios?

É o local onde você gerencia suas invoices e contratos de câmbio, garantindo registros financeiros corretos para a emissão de tributos e geração das DARFs.

O que são Invoices a Pagar?

É a seção onde você cadastra faturas internacionais para acompanhar os fechamentos de câmbio de forma centralizada.

Como cadastrar uma invoice?

A) Cadastro manual

Acesse Câmbios > Invoices a Pagar.

Clique em +Nova Invoice.

Preencha os campos obrigatórios:

Empresa.

Fornecedor.

Moeda estrangeira.

Valor.

Número da invoice.

Data de vencimento.

Clique em Salvar.

B) Upload de Invoice

Acesse Câmbios > Invoices a Pagar.

Clique em Carregar Invoice.

Arraste o arquivo ou selecione do computador.

Após a leitura automática pela IA, confirme os campos obrigatórios.

Clique em Salvar.

O que fazer após salvar uma invoice?

Dentro do cadastro, é possível:

Anexar documentos (invoice e comprovantes).

Registrar observações relevantes.

Preciso anexar a invoice novamente em contratos de câmbio ou processos?

Não. Uma vez anexada no cadastro inicial, a invoice fica automaticamente disponível nos contratos de câmbio e nos processos gerados para emissão de DARFs.

💡 Isso evita retrabalho e garante consistência dos documentos.

O que são Contratos de Câmbio?

São os registros de contratos de câmbio fechados com a instituição financeira. Com eles, é possível vincular invoices e gerar processos de forma automatizada.

Como cadastrar um contrato de câmbio?

Acesse Câmbios > Contratos de Câmbio.

Clique em +Novo Contrato.

Preencha os campos: Empresa, Fornecedor, Diagnóstico, Datas de emissão e liquidação, Moeda estrangeira, Taxa de conversão e Número do contrato.

Clique em Salvar.

O que fazer após salvar um contrato de câmbio?

Dentro do contrato, é possível:

Excluir (se não houver operação).

Vincular invoices.

Anexar documentos (contrato, SWIFT, DARF, comprovantes).

Criar processos na aba Tributação.

Como criar um processo a partir de um contrato de câmbio?

Acesse o contrato em Câmbios > Contratos de Câmbio.

Clique no ID do contrato.

Vá até a aba Tributação.

Clique em +Criar Operação > Salvar.

Quais são os status de uma invoice?

Aberta → ainda não vinculada a contrato de câmbio.

Liquidada → já vinculada a contrato de câmbio.

Onde vejo invoices próximas do vencimento?

Na tela inicial (Home), há um painel com as invoices próximas do vencimento.
👉 Clique em Todos para abrir a lista completa e aplicar filtros.

Como editar invoices e contratos de câmbio?

Invoices → podem ser editadas enquanto não estiverem vinculadas a contratos.

Contratos de câmbio → podem ser editados enquanto não houver processos criados.

Passo para edição de invoice:

Acesse Câmbios > Invoices a Pagar.

Clique no ID da invoice.

Clique em ︙ > Editar.

Faça as alterações e clique em Salvar.

Passo para edição de contrato:

Acesse Câmbios > Contratos de Câmbio.

Clique no ID do contrato.

Clique em ︙ > Editar.

Altere os campos desejados e clique em Salvar.

Como vincular invoices a um contrato de câmbio?

Acesse o contrato em Câmbios > Contratos de Câmbio.

Clique no ID do contrato.

Vá até a aba Invoices.

Clique em Vincular Invoice.

Selecione as invoices desejadas e clique em Salvar.

⚠️ Essa ação só é possível antes de criar o processo. Após a operação, o vínculo é bloqueado.

📑 10. Importação de Planilha

É possível importar planilhas para a plataforma?

Sim. O Importax permite a importação de planilhas em algumas seções, agilizando cadastros em maior volume.

📍 Seções disponíveis atualmente:

Fornecedores.

Processos.

Como funciona a importação de planilhas?

Baixe o modelo de planilha disponível na seção.

Preencha com suas informações.

Faça o upload no sistema.

⚠️ A funcionalidade precisa estar habilitada no seu ambiente.
👉 Caso não esteja visível, entre em contato com o suporte:

📩 importax@importax.tech

💬 +55 11 3003-0464

Dicas para upload sem erros

Não altere os nomes das colunas do modelo.

Preencha corretamente os campos obrigatórios.

Utilize os formatos de data e moeda conforme o modelo.

Revise os dados antes de enviar.